Счёт‑фактура с НДС

Счёт‑фактура с НДС — ключевой документ для налогового вычета. Разберём, как её правильно оформить, какие реквизиты обязательны, в какие сроки выставлять и как исправлять ошибки.

Кто обязан выставлять счёт‑фактуру?

  • Юрлица и ИП на ОСН: по всем облагаемым НДС операциям.
  • ИП и организации на УСН: если годовой доход > 60 млн руб. (с 2025 года).
  • Освобождённые от НДС: могут выставлять счёт‑фактуру с пометкой «Без НДС» (например, при сделках с плательщиками НДС).
Важно: нельзя указывать ставку 0% вместо «Без НДС». Нулевая ставка — это особый режим, на который у вас может не быть права.

Обязательные реквизиты счёта‑фактуры

  1. Номер и дата (строка 1). Нумерация — сквозная, периодичность обнуления выбираете сами.
  2. Реквизиты продавца и покупателя: наименование, адрес, ИНН, КПП (для юрлиц), ОГРНИП (для ИП).
  3. Грузоотправитель и грузополучатель (строки 3–4). Ставится «Он же», если продавец — отправитель. Для услуг — прочерк.
  4. Платёжный документ (строка 5). Номер и дата платёжки при авансе. Если аванса нет — прочерк.
  5. Документ об отгрузке (строка 5а). Номер и дата ТОРГ‑12, акта или УПД.
  6. Валюта (строка 7). Для рублей — код 643.
  7. Идентификатор госконтракта (строка 8). Заполняется, если есть идентификатор.
  8. Табличная часть:
    • наименование товара/услуги;
    • единица измерения и количество;
    • цена без НДС;
    • сумма акциза (если есть);
    • ставка НДС (например, 20% или 20/120);
    • сумма НДС;
    • итоговая стоимость с НДС.
  9. Подписи: руководитель и главбух (на бумаге) или УКЭП (в электронном виде).

Сроки выставления

Счёт‑фактуру нужно выставить в течение 5 календарных дней с момента:

  • отгрузки товара;
  • выполнения работ/оказания услуг;
  • получения аванса (для авансовых счетов‑фактур).

Если последний день срока — выходной, срок переносится на ближайший рабочий день.

Формы счёта‑фактуры

  • Бумажная: подписывают руководитель и главбух. Печать не обязательна.
  • Электронная: передаётся через оператора ЭДО, подписывается УКЭП. Формат — только XML. Обязательна для операций с товарами, подлежащими прослеживаемости.
Важно: электронный счёт‑фактура равнозначен бумажному. Но если вы получили бумажный документ, а должны были — электронный (например, для прослеживаемых товаров), это может стать основанием для отказа в вычете НДС.

Как заполнить табличную часть: пример

Наименование Ед. изм. Кол-во Цена без НДС Ставка НДС Сумма НДС Сумма с НДС
Офисная бумага А4 пачка 10 300 руб. 20% 600 руб. 3 600 руб.
Услуги по настройке ПО час 5 1 500 руб. 20% 1 500 руб. 9 000 руб.

Частые ошибки при заполнении

  • Неверные реквизиты контрагента: опечатки в ИНН, КПП или адресе.
  • Отсутствие номера и даты документа об отгрузке: строка 5а остаётся пустой.
  • Неправильная ставка НДС: например, 20% вместо 20/120 при авансе.
  • Пропуски в табличной части: нет единицы измерения или количества.
  • Ошибки в суммах: несоответствие между ценой без НДС, ставкой и итоговой суммой.
Пример ошибки: в строке 5 (аванс) не указан номер платёжки. Это может привести к отказу в вычете НДС по авансовому счёту‑фактуре.

Как исправить ошибки?

  1. Шаг 1. Составьте корректировочный счёт‑фактуру (КСФ), если:
    • изменилась цена или количество;
    • обнаружена арифметическая ошибка.
  2. Шаг 2. Укажите в КСФ:
    • номер и дату исходного счёта‑фактуры;
    • новые корректные данные;
    • разницу между первоначальными и исправленными значениями.
  3. Шаг 3. Зарегистрируйте КСФ в книге покупок/продаж.
  4. Шаг 4. Сообщите контрагенту об исправлении (желательно письменно).
Важно: если ошибка не влияет на сумму НДС (например, опечатка в наименовании товара), можно оформить исправленный счёт‑фактуру без КСФ. В нём укажите:
  • тот же номер, что у ошибочного;
  • дату исправления;
  • запись «Исправленный» в шапке.

Сроки хранения

Счета‑фактуры нужно хранить не менее 5 лет с момента их составления (ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Чек‑лист для проверки счёта‑фактуры

  1. Все обязательные реквизиты заполнены?
  2. Нет ли опечаток в ИНН/КПП контрагента?
  3. Правильно ли рассчитана сумма НДС?
  4. Указаны ли номер и дата документа об отгрузке (строка 5а)?
  5. Подписан ли документ уполномоченными лицами?
  6. Для электронных счетов‑фактур: передан ли документ через оператора ЭДО?

Выводы

  1. Счёт‑фактура — основание для вычета НДС. Ошибки могут привести к отказу налоговой.
  2. Соблюдайте сроки выставления (5 календарных дней) и требования к реквизитам.
  3. Для прослеживаемых товаров используйте только электронные счета‑фактуры.
  4. При ошибках оформляйте корректировочный или исправленный счёт‑фактуру.
  5. Храните документы минимум 5 лет.

Внимательное заполнение счёта‑фактуры сэкономит время на исправление ошибок и защитит от налоговых претензий. При сомнениях сверяйтесь с актуальной версией постановления Правительства № 1137 или консультируйтесь с бухгалтером.